Funcionário do Sindojus faz o escaneamento da documentação da entidade. Medida busca otimizar busca e conservação de arquivos da entidade

Guardar e organizar documentos faz parte do cotidiano de qualquer instituição. Se, antes, era necessário manter arquivos em papel, ocupando salas específicas para esse fim, hoje a digitalização torna o trabalho mais fácil e racional. Com o intuito de facilitar a localização de documentos e garantir a integridade das informações, o Sindojus-CE deu início ao processo de digitalização dos arquivos da parte administrativa.

Todo o processo está sendo realizado na própria sede do Sindojus. Após uma triagem, o documento passa por um sistema de escaneamento, que tem a função de converter um arquivo analógico para digital.

Nesse formato, o arquivo pode ser armazenado em aparelhos eletrônicos ou mesmo na nuvem. Uma vez escaneado, a versão em papel é destruída numa fragmentadora e o material, encaminhado para reciclagem.

Vantagens

Francisco José de Mendonca, primeiro-secretário do Sindojus-CE, destaca a importância de digitalizar todo o acervo da secretaria. “Esta é mais uma medida que visa modernizar o sindicato e otimizar a prestação do nosso serviço, direcionando-o para o alvo principal, o sindicalizado.”

Com a digitalização, gerir documentos corporativos se torna mais organizado. Em vez de manter os papéis armazenados em pastas e caixas, esse processo permite que os colaboradores tenham acesso à documentação sem ocupar espaços físicos.

Além de liberar o espaço para outras funções, os arquivos de papel deixam de ser foco de proliferação de ácaros, fungos e mofo, que prejudicam tanto a saúde dos funcionários como, a longo prazo, encarecem a manutenção da estrutura física.

100% digital

Outra vantagem é a otimização na busca de documentos. Os registros podem ser encontrados em poucos segundos, por entradas como data, nome do arquivo ou mesmo palavra-chave no sistema.

A expectativa é que toda a documentação do Sindojus (com exceção dos arquivos que precisam ter uma versão também em papel) se torne 100% digital. Ainda será estudado quais e de que forma documentos serão disponibilizados para os Oficiais de Justiça que compõem a entidade.